À quoi sert la Base de données ?
Un agent vocal sait parler, mais il ne connaît pas votre entreprise : vos tarifs, vos horaires, vos conditions de remboursement, vos produits. La Base de données est sa documentation interne : il la consulte en temps réel pendant la conversation pour répondre avec vos informations, et non avec des suppositions.En coulisses, cette technique s’appelle le RAG (Retrieval-Augmented Generation) : l’agent commence par chercher l’information pertinente dans votre base, puis formule sa réponse à partir de ce qu’il a trouvé.
Comment ça marche : les fragments
Votre agent ne relit pas un document de 80 pages à chaque question. Volubile découpe chaque source en petits extraits de texte, appelés fragments. Quand un appelant pose une question, l’agent retrouve les fragments les plus proches et s’en sert pour répondre. Pensez à un classeur de fiches plutôt qu’à une encyclopédie : plus vos fiches sont claires et ciblées, plus l’agent trouve vite la bonne.Une seule base de connaissances est partagée à l’échelle du client. Chaque agent y puise les informations dont il a besoin selon sa configuration.
Étape 1 : importer vos documents
Dans la section Base de données du menu latéral, déposez votre fichier dans la zone prévue, ou cliquez dessus pour le chercher sur votre ordinateur.
Une fois le fichier traité, il apparaît dans la liste Documents indexés, avec son nom, sa taille et sa date d’import. L’indexation peut prendre quelques instants : un indicateur de statut vous montre sa progression.
Gérer un document
Le menu à droite de chaque document propose trois actions :Mettre à jour un document
Votre document a changé (nouveaux tarifs, nouvelle brochure) ? Utilisez Remplacer le fichier : Volubile réindexe entièrement le document à partir de la nouvelle version.Étape 2 : ajouter vos pages web
Votre site contient déjà les bonnes informations ? Inutile de les copier-coller : Volubile peut les lire directement. Saisissez une URL, puis cliquez sur Ajouter.
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Nommez la source
Donnez un nom reconnaissable à cette source web, par exemple « Site vitrine » ou « Centre d’aide ». Ce champ est obligatoire.
2
Indiquez l'adresse de départ (Root URL)
C’est l’adresse principale du site à lire. Volubile se limite aux pages situées sous cette adresse : en renseignant
monsite.fr/aide, seules les pages de la section « aide » seront prises en compte.3
Choisissez les pages à récupérer
Cliquez sur Découvrir pour que Volubile détecte automatiquement les pages du domaine, ou ajoutez vous-même des sous-chemins. Vous pouvez sélectionner jusqu’à 100 URLs par source.
4
Programmez la mise à jour (optionnel)
Pour que l’agent reste à jour quand votre site évolue, activez un rafraîchissement automatique : tous les jours, une fois par semaine ou une fois par mois.
Suivre l’indexation
Chaque source web affiche son titre, son URL, son nombre de pages et sa date d’indexation, ainsi qu’un statut :
Le menu de chaque source permet de configurer la récupération, de la rafraîchir manuellement ou de supprimer la source. Cliquez sur une source pour consulter ses pages et leurs fragments, en vue Fragments ou Markdown.
Étape 3 : affiner vos fragments
C’est l’étape qui fait la différence. Cliquez sur un document pour ouvrir le panneau latéral et consulter ses fragments, c’est-à-dire exactement ce que votre agent « voit » et utilise pour répondre.
Retrouver une information
Vous cherchez un passage précis, ou vous voulez vérifier ce que l’agent trouverait pour une question donnée ? Deux modes de recherche sont disponibles :Corriger et enrichir le contenu
Chaque fragment se gère individuellement :Supprimer une source
La suppression d’un document ou d’une source web est irréversible.Prompt ou Base de données : qu’est-ce qui va où ?
Une question revient souvent : faut-il écrire l’information dans le prompt de l’agent ou dans la Base de données ?Le prompt pilote le comportement
Le déroulé de la conversation, le ton, les règles importantes : quand transférer un appel, quand proposer un rendez-vous, comment réagir à un mécontentement.
La Base de données fournit les faits
Les tarifs, horaires, prestations, noms, adresses, conditions et toute autre information sur votre entreprise.
Checklist : une bonne base de connaissances
- Les questions les plus fréquentes de vos appelants trouvent leur réponse dans la base.
- Les contenus longs sont importés sous forme de documents lisibles, avec un nom clair.
- Les pages web qui évoluent régulièrement sont indexées avec un rafraîchissement automatique.
- Les fragments importants ont été relus et reformulés pour correspondre aux vraies questions.
- Chaque agent a accès aux sources qui le concernent.
Mon agent n’utilise pas la base : que vérifier ?
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La source est-elle bien rattachée à l'agent ?
Vérifiez dans la configuration de l’agent que la source concernée est bien sélectionnée.
2
L'information est-elle vraiment dans la base ?
Faites une recherche Vectorielle avec la question telle qu’un appelant la poserait. Si le bon fragment n’apparaît pas, reformulez-le ou ajoutez-en un.
3
Le prompt demande-t-il à l'agent de s'y référer ?
Précisez dans le prompt que l’agent doit s’appuyer sur la Base de données pour répondre aux questions sur votre entreprise.
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L'indexation est-elle terminée ?
Contrôlez que la source affiche bien le statut Succès.