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L’assistant de démarrage Volubile vous guide de la création de votre compte jusqu’à un agent prêt à recevoir un appel. Il se déroule en quatre étapes : votre activité, votre agent, vos paramètres, puis votre premier appel. Certains écrans ne s’affichent que selon vos réponses.

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Créez votre compte

Pour accéder à l’assistant, vous devez d’abord créer un compte Volubile.
Écran de création de compte Volubile avec le champ e-mail et les boutons Continuer avec Google et Continuer avec un compte Microsoft
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Saisissez votre adresse e-mail

Renseignez votre adresse e-mail, puis cliquez sur Continuer.
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Choisissez un mot de passe

Définissez le mot de passe de votre compte.
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Confirmez votre adresse e-mail

Confirmez votre adresse e-mail pour valider la création de votre compte.
Vous pouvez aussi continuer avec Google ou avec un compte Microsoft. Si vous avez déjà un compte, cliquez sur Se connecter. En continuant, vous acceptez les conditions d’utilisation et la politique de confidentialité.

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Quels écrans verrez-vous ?

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1. Votre activité

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Renseignez vos coordonnées et votre site internet

L’écran de bienvenue vous demande quelques informations sur vous, puis l’adresse de votre site internet.
Écran de bienvenue de l'assistant Volubile avec les champs prénom, nom, numéro de téléphone, entreprise et site internet
  • Contact : prénom, nom, numéro de téléphone et entreprise.
  • Site internet (facultatif) : Volubile lit votre site pour en extraire les informations clés et créer votre agent. L’accès se fait en lecture seule, rien n’est modifié sur votre site.
Si vous ne renseignez pas de site internet, l’assistant vous pose quelques questions sur votre activité à l’écran suivant.

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Décrivez votre activité

Cet écran n’apparaît que si vous n’avez pas renseigné l’adresse de votre site internet.
Écran de description de l'activité avec les champs secteur d'activité, adresses, horaires d'ouverture et services
  • Secteur d’activité : décrivez votre métier en une phrase, par exemple un garage automobile spécialisé dans l’entretien et les réparations.
  • Adresse(s) (facultatif)
  • Horaires d’ouverture (facultatif)
  • Services (facultatif)
Tout ce que vous laissez vide peut être complété dans le prompt de l’agent, à l’écran suivant.

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2. Votre agent

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Configurez votre agent

Donnez un nom à votre agent, choisissez ses tâches et ajoutez vos documents.
Écran de configuration de l'agent avec le nom, les tâches à cocher et la zone d'ajout de documents
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Nommez votre agent

Saisissez le prénom que l’agent utilisera, par exemple « Léa ».
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Choisissez ses tâches

Plusieurs choix sont possibles :
  • Accueillir les appelants et répondre aux questions fréquentes : l’agent répond aux questions de base.
  • Prendre un message : l’agent demande aux appelants le motif de leur appel. Chaque conversation est enregistrée dans votre espace.
  • Prendre rendez-vous : l’agent est connecté à votre calendrier en temps réel.
  • Transférer les appels sous certaines conditions : l’agent transfère l’appel lorsqu’il détecte une demande explicite, une urgence, etc.
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Ajoutez vos documents (facultatif)

Déposez vos grilles tarifaires, descriptions de services ou conditions de garantie. L’agent s’appuie sur ces informations pour répondre aux appelants. Les formats acceptés sont PDF et DOCX, avec 5 Mo maximum par fichier. Sans document, l’agent répond uniquement à partir des instructions du prompt.
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Générez le prompt

Cliquez sur Générer le prompt.

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Relisez le prompt

Volubile génère le message d’accueil et les instructions de l’agent à partir de vos réponses.
Écran de relecture avec la phrase d'accueil et les instructions de l'agent, organisées en sections
  • Phrase d’accueil : la première phrase prononcée par l’agent.
  • Instructions de l’agent (prompt) : organisées en sections comme « Qui êtes-vous » ou « Informations sur l’entreprise ». Tout se modifie comme un texte brut.
Le prompt reste modifiable une fois l’agent en ligne. Pour l’affiner, consultez Écrire et optimiser un prompt.

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3. Vos paramètres

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Choisissez la voix et les langues

Écran de choix de la voix avec quatre voix et bouton d'écoute, puis sélection des langues parlées
  • Voix : l’écran propose un aperçu des voix disponibles (Jade, Claire, Adrien et Fabien). Cliquez sur Écouter pour entendre chaque voix. D’autres voix sont disponibles dans les paramètres de l’agent, voir Voix de l’agent.
  • Langues parlées : plusieurs choix sont possibles. L’agent détecte la langue parlée par l’appelant et s’adapte. Le français est sélectionné sur la capture ci-dessus, vous pouvez ajouter l’anglais, l’espagnol, l’italien ou l’allemand. D’autres langues sont disponibles dans les paramètres.

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Connectez votre calendrier

Cet écran n’apparaît que si vous avez coché la tâche Prendre rendez-vous.
Pour prendre des rendez-vous, l’agent doit voir vos créneaux disponibles. Il n’annule jamais un rendez-vous existant.
Écran de connexion du calendrier avec les choix Google Calendar et Outlook
Choisissez votre calendrier :
  • Google Calendar : Gmail, Google Workspace
  • Outlook : Microsoft 365, Hotmail
Vous pouvez aussi ignorer cette étape : l’agent notera alors simplement la demande de rendez-vous. Vous pourrez connecter votre calendrier plus tard depuis les paramètres.

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Définissez les transferts d’appel

Cet écran n’apparaît que si vous avez coché la tâche Transférer les appels sous certaines conditions.
Indiquez dans quels cas l’agent doit passer l’appel à une vraie personne.
Écran de transfert d'appels avec quatre cas de transfert à cocher et le numéro vers lequel transférer
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Cochez les cas de transfert

Plusieurs choix sont possibles :
  • L’appelant demande un humain, par exemple « Je veux parler à quelqu’un »
  • Il s’agit d’une urgence : l’agent détecte une situation urgente
  • L’agent ne comprend pas la demande : après plusieurs tentatives infructueuses
  • Client mécontent : réclamation ou litige de facturation
Cliquez sur Ajouter un cas de transfert pour définir votre propre cas.
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Renseignez le numéro de transfert

Saisissez le numéro vers lequel les appels doivent être transférés. C’est le numéro que l’agent utilise pour vous joindre.
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Voyez le résultat

Cliquez sur Voir le résultat.
Si vous ignorez cette étape, l’agent prend un message et vous le retrouvez dans votre espace client. Pour en savoir plus sur le transfert d’appel, consultez Appels sortants et transferts d’appels.

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4. Votre premier appel

Une fois vos paramètres validés, l’assistant vous mène à votre premier appel. Pour savoir comment appeler votre agent et analyser la conversation, suivez Passer votre premier appel.
Pour que votre agent soit joignable par téléphone, configurez ses options de téléphonie. Voir Téléphonie de l’agent.

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5. Programmez le renvoi d’appel

Pour que vos clients joignent votre agent, vos appels entrants doivent être acheminés jusqu’à lui. La méthode la plus simple est le renvoi d’appel : vous redirigez votre numéro actuel vers le numéro dédié que Volubile vous fournit. Les codes à composer sont générés automatiquement.

Appels entrants

Programmez le renvoi d’appel et testez votre configuration
Le renvoi peut être facturé par votre opérateur. Si vous disposez d’un standard téléphonique, la même page décrit l’intégration SIP.